Оформление исходящих писем

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.

В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

  • предлог о + сущ. в предложном падеже: » О поставке автомобилей «;
  • по вопросу о + сущ. в предложном падеже: » По вопросу о поставке запчастей «;
  • касательно + сущ. в родительном падеже: » Касательно заказа на поставку » и т. п.
  • Пример (из Приложения к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти):

    _____________ Nо. _____________
    На Nо. ________________________

    Об изменениях к ГОСТ

    Председателю
    Государственного комитета
    Российской Федерации по
    стандартизации и метрологии

    Ленинский просп., д. 9,
    Москва, 117049

    2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

    Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

    Текст письма, как правило, состоит из трех частей . Первая ( вводная ) часть предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. В ней излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма (один-два абзаца). При этом первый абзац вводной части текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным.
    Вторая ( основная ) часть служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса.
    Заключительная часть текста обычно состоит из одного аб­заца, содержащего 2-4 предложения. Первое В , начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

    Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах писчей бумаги.

    Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа : » прошу. «, » направляю. «. В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа . Например: » Министерство считает. «, » Государственный комитет рассмотрел. «.

    Если к тексту письма предусмотрено приложение , то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обознанием количества экземпляров и листов, например:

    Приложение:
    1. Справка на 1 л. в 2-х экз.
    2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.

    • История делопроизводства
    • Инструкция по делопроизводству
    • Должностная инструкция
    • Адресат и адресование документа
    • Согласование документа
    • Подпись
    • Печать
    • Отметки на документе
    • Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

      Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

      Виды писем:

    • инструктивные;
    • сопроводительные;
    • информационные;
    • гарантийные;
    • рекламные;
    • претензионные;
    • арбитражные;
    • письма-подтверждения;
    • письма-напоминания;
    • письма-извещения;
    • письма-просьбы.
    • В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

      Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

      Датой письма является дата его подписания.

      Текст письма строят по схеме:

      • введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
      • доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
      • заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
      • Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

        По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

        Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

        Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

        Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д.

        Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

        Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

        Рис. 3.7. Пример оформления письма

        Служебное письмо

        Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

        В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

      • дата;
      • номер;
      • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
      • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
      • В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

      • фирма;
      • структурное подразделение;
      • должность;
      • фамилия и инициалы;
      • почтовый адрес получателя.
      • Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

        Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). ». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

        Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

      • от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
      • от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
      • от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).
      • Сопроводительное письмо и другие виды писем

        Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

        Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

        В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

        Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

        Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

        Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

        Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

        Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

        Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

        Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

        Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

        Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

        Оформление реквизита «Адресат»

        Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

        Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

        Реквизит «Адресат» включает в себя:

      • наименование адресата (получателя письма);
      • почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.
      • Получателем письма могут быть:

      • должностное лицо/несколько должностных лиц;
      • организация;
      • структурное подразделение организации;
      • группа организаций;
      • физическое лицо.
      • АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

        По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

        Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

        Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

        Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

        Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

      • при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
      • перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
      • АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

        Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

        При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

        Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

        АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

        Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

        При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

        Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

        АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

        Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

        АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
        ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

        Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

        Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

        Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

        При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

        Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

        Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

        Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

        Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

        Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

        Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

        Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

        Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

        РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

        Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

      • на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
      • на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

      Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

      ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

    • Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?
    • Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

      В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

      Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

    • Как выравнивать реквизит «Адресат»?
    • Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

      В. Ф. Макеева,
      канд. ист. наук, доцент

      Оформляем письма по ГОСТу

      В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

      Из этой статьи вы узнаете:

    • Какие существуют разновидности деловых писем;
    • Правила оформления служебных писем;
    • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
    • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
    • Как оформить деловое письмо с приложением.
    • Правильное оформление писем – успех работы всей компании

      Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

      Виды деловых писем

      Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

      Категория

      Виды писем

      1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

      2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

      1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

      2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

      По выполняемым функциям

      1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

      По признаку адресата

      1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

      2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

      По форме отправления

      1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

      2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

      1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

      2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

      1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

      2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

      Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

      Подготовка и составление служебных писем

      К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

      изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

      подготовка и написание проекта текста;

      согласование проекта и необходимое редактирование;

      регистрация исходящего письма;

      Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

      Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

      Структура служебного письма

      Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

      Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

      Вводная часть.

      В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

      Основная часть.

      В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

      Заключение.

      В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

      При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

    • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
    • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
    • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
    • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
    • Оформление письма, образец:

      Оформление писем по ГОСТу

      Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

      Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

      Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

      01 — Государственный герб Российской Федерации;

      02 — Герб субъекта Российской Федерации;

      03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

      04 — Код организации;

      05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

      06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      08 — Наименование организации;

      09 — Справочные данные об организации;

      10 — Наименование вида документа;

      12 — Регистрационный номер;

      13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

      14 — Место составления или издания;

      16 — Гриф утверждения;

      18 — Заголовок к тексту;

      19 — Отметка о контроле;

      20 — Текст документа;

      21 — Отметка о наличии приложения;

      23 — Гриф согласования;

      24 — Визы согласования;

      25 — Оттиск печати;

      26 — Отметка о заверении копии;

      27 — Отметка об исполнителе;

      28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

      29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

      30 — Идентификатор электронной копии.

      Оформление письма по ГОСТу, образец:

      Оформление письма с приложением, образец:

      Правила оформления деловой переписки

      Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

      Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

      Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

      Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

      Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

      Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

      Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

      Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

      Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

      Памятка по оформлению делового письма

      Бумага

      Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

      Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

      Поля

      Лист должен иметь поля не менее:

      20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

      Дата

      Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

      Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

      Исходящий номер

      Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

      Ссылка на входящее письмо

      Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

      Адресат

      Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

      По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

      Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

      Текст письма

      Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

      При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

      Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

      Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

      Приложение

      Деловое письмо с приложением оформляют так:

      Приложение: на 2 л. в 2 экз.

      Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

      Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

      Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

      Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

      Подпись

      Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

      Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

      Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

      Печать

      Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

      Исполнитель

      При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

      Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.